Linee guida per gare private,
Upa, AssoCom e Unicom stilano un documento comune

L'associazione degli utenti e le due principali delle imprese di comunicazione indicano le modalità corrette per la scelta di un'agenzia da parte di un'azienda. Tra i punti salienti, il numero limitato di partecipanti, trasparenza sulle coinvolte, briefing unico per tutte, remunerazione decisa a priori, rimborso uguale per tutte, tempi congrui per le presentazioni e certi per le valutazioni

8 novembre 2013 - Accordo storico tra le principali associazione delle imprese di comunicazone e quella degli utenti pubblicitari in tema di gare private. AssoCom, Unicom e Upa hanno sottoscritto un documento comune che fornisce le linee guida per una conduzione corretta e trasparente nella scelta dell’agenzia attraverso una gara. Linee guida che riguardano le gare non le ‘consultazioni’. Clienti e agenzie considerano comunque le consultazioni utili perché permettono all’azienda di conoscere meglio la struttura con cui andrà a collaborare. Se l’impresa vuole indire una gara, può essere utile prevedere questa fase preliminare per ottenere maggiori informazioni e individuare le strutture più adatte da mettere in gara.

Sulle fasi poi della gara vera e propria, da tempo ogni singola associazione ha pubblicato linee guida che però non sempre sono state recepite, anzi spesso sono state disattese. Ora c’è un unico documento a cui fare riferimento, non a base di indicazioni impositive – si tratta pur sempre di rapporti tra privati – ma con l’indicazione di principi di base, condivisi fra clienti e agenzie. L’obiettivo è di salvaguardare ruoli, competenze ed interessi economici delle parti, e ottenere in una gara efficacia per il cliente ed efficienza per entrambi.

Ecco i punti chiave condivisi dalle tre associazioni.

- Il numero dei partecipanti chiamati sia limitato: il numero ideale non esiste ma 3 concorrenti oltre all'agenzia uscente sembra essere un numero adeguato.

- Ci deve essere trasparenza: vanno dichiarate quante e quali sono le agenzie chiamate a partecipare.

- Quanto alle modalità operative, ogni partecipante deve ricevere lo stesso identico briefing e ogni agenzia si deve impegnare al segreto professionale su quanto comunicato dal cliente . Andrebbe definito priori il modello di remunerazione con cui si vuole lavorare.

- Metodi e criteri di valutazione andrebbero anticipati da parte del cliente, così come l'agenzia dovrebbe definire il team che dedicherà al progetto in caso di vincita.

- I tempi per la presentazione dovranno essere congrui con la complessità del progetto.

- L'impegno e il rispetto verso il lavoro richiesto rendono consigliabile definire un rimborso spese su base forfettaria uguale per tutte le agenzie invitate.

Upa, ASsocom e Unicom continueranno in questo lavoro comune. A queste prime indicazioni seguiranno nel corso del tempo altre raccomandazioni di qualità.

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