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Oltre l'ufficio paperless. Rapida storia della trasformazione digitale


Le aziende hanno intrapreso percorsi digitali, ma stanno usando ancora la carta. Per scoprire le ragioni di questa persistenza, serve ripercorrere la storia della carta. Massimiliano Grippaldi di PFU Italia analizza l'evoluzione e indica alle aziende come la digitalizzazione delle risorse cartacee possa essere un'opportunità per estrarre dati e trasformarli in insight intelligenti e utilizzabili

(12 nov
Massimiliano Grippaldi
embre 2021)
- Il termine ufficio paperless, cioè senza carta, è stato coniato vent’anni fa, agli inizi della digitalizzazione. Se da allora la maggior parte delle aziende ha intrapreso percorsi digitali, stiamo comunque usando ancora la carta, una delle invenzioni più antiche. Ma perché? Per scoprire le ragioni di questa persistenza della carta, è necessario ripercorrerne la storia e tracciare un grafico degli ultimi 20 anni di trasformazione digitale per vedere dove siamo oggi e capire in quale direzione ci stiamo muovendo.

L'invenzione della carta

Inventata intorno al 100 a.C. in Cina da un funzionario governativo chiamato Ts'ai Lun, mantenendo una forma a papiro già usata dagli antichi egizi dal 3.000 a.C. circa, la carta nella sua essenza è sempre stata uno strumento utilizzato per catturare e conservare informazioni. Ha permesso di documentare la vita umana per migliaia di anni, comprese pietre miliari come la Magna Carta e la Dichiarazione Universale dei Diritti Umani, e oggi è altrettanto utile.

Nel 2020, il consumo globale di carta e cartone è stato stimato in 399 milioni di tonnellate e si prevede che la domanda aumenterà costantemente nel prossimo decennio, raggiungendo circa 461 milioni di tonnellate nel 2030: un chiaro segno della loro necessità nelle nostre vite.

La registrazione delle informazioni si evolve

L'IT si è evoluto, mentre il comportamento umano è rimasto sostanzialmente lo stesso. In particolare, molti preferiscono stringere fisicamente un oggetto quando bisogna esaminarlo da vicino, invece di osservarlo in digitale su uno schermo. Quando è necessario concentrarsi nella lettura, la carta è perfetta per mantenere la giusta distanza dagli occhi e, se disposta su una scrivania, le mani saranno libere per le annotazioni.

La situazione è perfettamente illustrata dal fatto che, nonostante tutti possiedano smartphone in grado di memorizzare migliaia di libri, l'editoria rimane un'industria produttiva. Usare la carta può essere semplicemente più facile, che si tratti di compilare un modulo in un ambulatorio medico o di fornire un tocco personale (letteralmente) come un biglietto d'auguri o un libro di fiabe per bambini.

Tuttavia, il fatto che la carta mantenga un significativo livello di importanza non dovrebbe essere visto come una contraddizione della trasformazione digitale. Il mondo business può essersi evoluto, insieme al modo in cui si archiviano i documenti - cioè nel cloud - ma lo stesso è avvenuto anche per l'acquisizione di immagini e il ruolo della digitalizzazione di documenti. In combinazione con il cloud, è possibile stabilire integrazioni complesse che massimizzino davvero il valore di ogni risorsa cartacea. Ad esempio, i musei o gli archivi storici possono ordinare e archiviare automaticamente i contenuti che desiderano conservare e renderli disponibili ai ricercatori di tutto il mondo nel cloud. Allo stesso modo, i dipartimenti amministrativi che acquisiscono i documenti possono beneficiare del pagamento automatico delle fatture per particolari fornitori o della segnalazione di fatture errate. In tutti gli esempi, i documenti possono essere archiviati automaticamente nella destinazione di cloud storage corretta grazie al software che ne riconosce la tipologia, siano fatture, ricevute, contratti o altro.

Oltre la carta

Guardando oltre, e in linea con gli sforzi di trasformazione digitale in azienda, non bisognerebbe concentrare l'attenzione sul liberarsi della carta, ma sul farla lavorare per gli utenti, impegnandosi ancor di più per aiutare il business a raggiungere gli obiettivi di trasformazione digitale. Questo processo inizia quando un'azienda riconosce dove il digitale sia meglio della carta e viceversa, quando la versatilità e la forza della carta, in particolare per quanto riguarda le esperienze emotive, batte a mani basse i pixel su uno schermo. Il passo successivo è sbloccare i dati contenuti nella carta.

Uno dei principi fondamentali della trasformazione digitale è la convinzione che i dati siano asset preziosi, che, se sfruttati, possono fornire insight critici per generare il più elevato valore. Lo definiamo Organisational Intelligence, un processo utile a ottenere risultati di business positivi in ogni dipartimento, dal marketing all'ufficio legale, che aiuta a identificare nuove opportunità, migliorare l'efficienza della produttività e aumentare la soddisfazione del cliente. Come già sottolineato, se la carta è essenzialmente uno strumento di archiviazione delle informazioni, le aziende possono sfruttare le loro risorse cartacee digitalizzandole, e utilizzarle per ottenere risultati positivi e vantaggio competitivo.

Chi desidera far lavorare di più la carta, mantenendo i più alti livelli di compliance, dovrebbe iniziare implementando un efficace processo di gestione dei documenti che preveda la digitalizzazione delle informazioni cartacee, per estrarre dati e trasformarli in insight intelligenti e utilizzabili. Attraverso un semplice investimento nella tecnologia più adeguata, sarà così possibile raggiungere risultati migliori per dipendenti, clienti, partner e tutte le parti coinvolte.

Massimiliano Grippaldi,
regional sales manager di PFU Italia

Heineken e Bodega lanciano The Boring Phone
per una vita sociale più gratificante. Firma LePub
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Heineken e Bodega, brand curator di moda, design e controcultura americano, lanciano la campagna globale ‘The Boring Phone’, boring perché specificamente progettato dal marchio finlandese HMD con capacità tecnologiche ridotte e funzionalità essenziali, privo di app e incapace di collegarsi a internet e ai social: così le persone pssono godersi momenti di reale connessione e socialità nelle serate fuori casa, non più schiave dello smartphone e dello scrolling. L'estetica richiama i cellulari dei primi anni 2000. La partnership tra Heineken e Bodega viene incontro al desiderio della GenZ di disintossicarsi dagli smartphone. Dopo la presentazione in anteprima globale alla Milano Design Week, i dispositivi in edizione limitata di 5000 pezzi verranno distribuiti in Italia, poi a giugno verrà lanciata un'app che potrà trasformere qualsiasi smartphone in un ‘Boring Phone’. La campagna prevede un lancio in diversi paesi, tra cui Brasile, Messico e Germania. È firmata da LePub (Publicis Groupe) col supporto dall'agenzia pr The Romans e dell'agenzia media Dentsu Redstar. Gli spot sono prodotti da Somesuch con regia di Rollo Jackson. Tre i film da 15": Bar (nel video), Concert (https://youtu.be/N4pg1NWX4rg), Maps (https://youtu.be/l_UnQ-RovLw). (18 aprile 2024)
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Barabino & Partners Usa per Pr e relazioni istituzionali del Grana Padano sul mercato statunitense. Il Consorzio Tutela Grana Padano ha affidato a Barabino & Partners Usa con sede a New York (Gruppo Barabino & Partners), la comunicazione del Grana Padano dop sul mercato statunitense attraverso attività di Pr e relazioni istituzionali
 
Nasce il trimestrale di idee e riflessioni ‘Il Mondo Nuovo’. È in edicola, librerie e supermercati il primo numero de Il Mondo Nuovo, rivista trimestrale di 160 pagine edita da HCS - Heraion Creative Space e diretta da Giampaolo Sodano
 
‘La Repubblica delle idee’ fa tappa a Napoli. Tema, ‘Mediterraneo: dove rinasce l'Europa dell'innovazione’. Dal 19 al 21 aprile la Repubblica torna a Napoli con l'evento ‘La Repubblica delle idee’ in cui raccontare e confrontarsi sui grandi temi e le sfide che attendono il Paese e l'Europa
 
Gian Mattia Bazzoli direttore responsabile di Focus. Da lunedì 22 aprile Gian Mattia Bazzoli sarà il nuovo direttore responsabile di Focus, il brand del Gruppo Mondadori dedicato a intrattenimento e divulgazione scientifica
 
Planetaria Hotels affida pr e ufficio stampa a PR & Go Up Communication Partners. Planetaria Hotels, compagnia alberghiera italiana con 11 strutture a 4 e 5 stelle, ha affidato le attività di ufficio stampa e pubbliche relazioni a PR & Go Up Communication Partners, agenzia di comunicazione integrata specializzata nei settori turismo, luxury e lifestyle
 
Il Festival della Comunicazione di Camogli torna a settembre e va in tv. Si terrà dal 12 al 15 settembre a Camogli l'undicesima edizione del Festival della Comunicazione, dedicata quest'anno al tema ‘Speranze’
 
Gli alberi vittime del nubifragio ‘rinascono’ in piazza a Milano per la Design Week. In piazza San Fedele per la Milano Design Week 2024 è stata allestita la mostra ‘Second Life - 10 alberi per 10 totem d'autore’ legata al violento nubifragio del 25 luglio 2023 che causò l'abbattimento di oltre 5.000 alberi
 
Marco Robbiati direttore marketing commerciale di Rai Pubblicità. Marco Robbiati lascia la carica di research & market insights director di Omnicom Media Group, che ricopriva dal 2019, per entrare in Rai Pubblicità come direttore marketing commerciale
 
Hopscotch Sopexa per la nuova brand identity dell’industria del mobile francese. L'agenzia di comunicazione Hopscotch Sopexa è stata scelta dalla filiera dell'industria francese dell'arredo per la comunicazione nei mercati internazionali
 
Casta Diva Group SB entra nel network Libellula. Nell'ambito dei progetti ESG (Environment Social Governance), Casta Diva Group Società Benefit aderisce a Fondazione Libellula, network europeo di aziende impegnate per la prevenzione e il contrasto della violenza di genere attraverso una cultura inclusiva
 
Stellantis fa rebranding a iFAST Automotive Logistics che diventa Drive4You by Stellantis. Stellantis cambia il nome della società di logistica interna iFAST Automotive Logistics in ‘Drive4You by Stellantis’
 
Rob Doubal e Laurence Thomson direttori creativi globali di M&C Saatchi. M&C Saatchi ha assoldato come nuovi direttori creativi globali, ruolo finora non previsto nel network, Rob Doubal e Laurence Thomson, aka Rob e Lolly
 
Connexia si aggiudica la gara di Car Clinic. Car Clinic (rete di una cinquantina di centri di riparazione di carrozzerie auto) ha scelto Connexia (gruppo Retex), a seguito di una gara, per valorizzare gli asset valoriali identitari, costruire un posizionamento distintivo e incrementare la brand awareness
 
In gara il media globale di eBay. eBay ha messo in gara il media a livello globale, che COMvergence stima quasi di 400 milioni di dollari su 1,2 miliardi investiti in attività di marketing
 



Filmmaster e Civita Mostre e Musei realizzano
l'esposizione ‘Dal Cuore alle Mani: Dolce&Gabbana'
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FilmMaster e Civita Mostre e Musei hanno coordinato la realizzazione de ‘Dal Cuore alle Mani: Dolce&Gabbana’, mostra in corso a Palazzo Reale a Milano, promossa dal Comune di Milano-Cultura, prodotta da Palazzo Reale e IMG e curata da Florence Müller. Progetto culturale di portata internazionale, propone un percorso espositivo immersivo con scenografie e installazioni digitali che accompagnano il visitatore in un racconto tra cultura e costume, che si snoda in dieci temi, attraverso le collezioni di alta moda e alta gioielleria di Dolce&Gabbana. Il viaggio svela le molteplici fonti di ispirazione dei fondatori del brand, dall'artigianato all'arte visiva, passando per architettura, cinema, innovazione, teatro, musica, opera. Dopo il debutto a Milano, la mostra toccherà altri centri culturali internazionali. Insieme, Palazzo Reale presenta al pubblico alcune opere già appartenenti alle sue raccolte. ‘Tesori Riflessi’ è un progetto del Comune di Milano – Cultura realizzato da Palazzo Reale, Civita Mostre e Musei insieme a Filmmaster che presenta le realizzazioni di cinque artisti del XVIII e XIX secolo che hanno contribuito all'estetica e agli arredi di Palazzo Reale. (17 aprile 2024)

 

SULLO SCHERMO
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E LA FESTA CONTINUA! / Commedia
Sarà nei cinema italiani dall'11 aprile ‘E la Festa Continua!’ (’Et la Fète Continue!), il nuovo film di Robert Guédiguian che torna nella sua Marsiglia a lavorare con i suoi attori preferiti. Nel cast ci sono Ariane Ascaride, Jean-Pierre Darroussin, Lola Naymark, Grégoire Leprince-Ringuet, Gérard Meylan. Produzione di Agat Film in collaborazione con Bibi Film e France 3 Cinéma. Distribuisce in Italia Lucky Red. Il film è stato presentato in Grand Public alla Festa del Cinema di Roma 2023. Dura 106’
Rosa, prossima alla pensione, vive in un quartiere popolare nella vecchia Marsiglia. Empatica, una parola saggia per tutti, si divide tra la famiglia, il lavoro da infermiera e l'impegno politico a favore degli ultimi, fronte su cui vorrebbe fare di più, ma gli altri litigano, non sono mai propositivi e le sue illusioni cominciano a vacillare. L'incontro con Henri, padre della fidanzata di uno dei due figli, le dà una nuova forza sul piano personale e anche politico. Il film si chiude con la comunità riunita a commemorare le vittime del crollo di una palazzina in rue d'Aubagne nel 2018, sotto la statua di Omero, ‘il padre di tutte le storie’. Film di impegno civile, ma soprattutto di sentimenti, colori e sapori, tra un bicchiere di rosé, la ricetta di famiglia della pasta alle acciughe e le note di ‘Emmenez-moi’ di Charles Aznavour.   Valutazione:   ***


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