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Oltre l'ufficio paperless. Rapida storia della trasformazione digitale


Le aziende hanno intrapreso percorsi digitali, ma stanno usando ancora la carta. Per scoprire le ragioni di questa persistenza, serve ripercorrere la storia della carta. Massimiliano Grippaldi di PFU Italia analizza l'evoluzione e indica alle aziende come la digitalizzazione delle risorse cartacee possa essere un'opportunità per estrarre dati e trasformarli in insight intelligenti e utilizzabili

(12 nov
Massimiliano Grippaldi
embre 2021)
- Il termine ufficio paperless, cioè senza carta, è stato coniato vent’anni fa, agli inizi della digitalizzazione. Se da allora la maggior parte delle aziende ha intrapreso percorsi digitali, stiamo comunque usando ancora la carta, una delle invenzioni più antiche. Ma perché? Per scoprire le ragioni di questa persistenza della carta, è necessario ripercorrerne la storia e tracciare un grafico degli ultimi 20 anni di trasformazione digitale per vedere dove siamo oggi e capire in quale direzione ci stiamo muovendo.

L'invenzione della carta

Inventata intorno al 100 a.C. in Cina da un funzionario governativo chiamato Ts'ai Lun, mantenendo una forma a papiro già usata dagli antichi egizi dal 3.000 a.C. circa, la carta nella sua essenza è sempre stata uno strumento utilizzato per catturare e conservare informazioni. Ha permesso di documentare la vita umana per migliaia di anni, comprese pietre miliari come la Magna Carta e la Dichiarazione Universale dei Diritti Umani, e oggi è altrettanto utile.

Nel 2020, il consumo globale di carta e cartone è stato stimato in 399 milioni di tonnellate e si prevede che la domanda aumenterà costantemente nel prossimo decennio, raggiungendo circa 461 milioni di tonnellate nel 2030: un chiaro segno della loro necessità nelle nostre vite.

La registrazione delle informazioni si evolve

L'IT si è evoluto, mentre il comportamento umano è rimasto sostanzialmente lo stesso. In particolare, molti preferiscono stringere fisicamente un oggetto quando bisogna esaminarlo da vicino, invece di osservarlo in digitale su uno schermo. Quando è necessario concentrarsi nella lettura, la carta è perfetta per mantenere la giusta distanza dagli occhi e, se disposta su una scrivania, le mani saranno libere per le annotazioni.

La situazione è perfettamente illustrata dal fatto che, nonostante tutti possiedano smartphone in grado di memorizzare migliaia di libri, l'editoria rimane un'industria produttiva. Usare la carta può essere semplicemente più facile, che si tratti di compilare un modulo in un ambulatorio medico o di fornire un tocco personale (letteralmente) come un biglietto d'auguri o un libro di fiabe per bambini.

Tuttavia, il fatto che la carta mantenga un significativo livello di importanza non dovrebbe essere visto come una contraddizione della trasformazione digitale. Il mondo business può essersi evoluto, insieme al modo in cui si archiviano i documenti - cioè nel cloud - ma lo stesso è avvenuto anche per l'acquisizione di immagini e il ruolo della digitalizzazione di documenti. In combinazione con il cloud, è possibile stabilire integrazioni complesse che massimizzino davvero il valore di ogni risorsa cartacea. Ad esempio, i musei o gli archivi storici possono ordinare e archiviare automaticamente i contenuti che desiderano conservare e renderli disponibili ai ricercatori di tutto il mondo nel cloud. Allo stesso modo, i dipartimenti amministrativi che acquisiscono i documenti possono beneficiare del pagamento automatico delle fatture per particolari fornitori o della segnalazione di fatture errate. In tutti gli esempi, i documenti possono essere archiviati automaticamente nella destinazione di cloud storage corretta grazie al software che ne riconosce la tipologia, siano fatture, ricevute, contratti o altro.

Oltre la carta

Guardando oltre, e in linea con gli sforzi di trasformazione digitale in azienda, non bisognerebbe concentrare l'attenzione sul liberarsi della carta, ma sul farla lavorare per gli utenti, impegnandosi ancor di più per aiutare il business a raggiungere gli obiettivi di trasformazione digitale. Questo processo inizia quando un'azienda riconosce dove il digitale sia meglio della carta e viceversa, quando la versatilità e la forza della carta, in particolare per quanto riguarda le esperienze emotive, batte a mani basse i pixel su uno schermo. Il passo successivo è sbloccare i dati contenuti nella carta.

Uno dei principi fondamentali della trasformazione digitale è la convinzione che i dati siano asset preziosi, che, se sfruttati, possono fornire insight critici per generare il più elevato valore. Lo definiamo Organisational Intelligence, un processo utile a ottenere risultati di business positivi in ogni dipartimento, dal marketing all'ufficio legale, che aiuta a identificare nuove opportunità, migliorare l'efficienza della produttività e aumentare la soddisfazione del cliente. Come già sottolineato, se la carta è essenzialmente uno strumento di archiviazione delle informazioni, le aziende possono sfruttare le loro risorse cartacee digitalizzandole, e utilizzarle per ottenere risultati positivi e vantaggio competitivo.

Chi desidera far lavorare di più la carta, mantenendo i più alti livelli di compliance, dovrebbe iniziare implementando un efficace processo di gestione dei documenti che preveda la digitalizzazione delle informazioni cartacee, per estrarre dati e trasformarli in insight intelligenti e utilizzabili. Attraverso un semplice investimento nella tecnologia più adeguata, sarà così possibile raggiungere risultati migliori per dipendenti, clienti, partner e tutte le parti coinvolte.

Massimiliano Grippaldi,
regional sales manager di PFU Italia

Sky Stream nullifica i record del Mago Forest
nella campagna della Sky Creative Agency
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Il Mago Forest è il volto della campagna dedicata a Sky Stream, in cui, istrionico e imprevedibile, appare come protagonista di una serie di improbabili record televisivi, in una conferenza stampa dai toni surreali. Ma quando si tratta dell’ infinita serie di click necessari per trovare qualcosa da guardare in tv un giornalista lo gela con la domanda: “Ma lei lo sa che c'è Sky Stream?”. Sky Stream è il box che permette di scegliere, in modo facile e veloce, tra i tanti contenuti live e on demand di Sky, delle principali app in streaming e dei canali in chiaro. I record di Forest sono improvvisamente superati. Ideata e realizzata dalla Sky Creative Agency, la campagna si concentra su canali digital, connected Tv e retail e si articola in più soggetti creativi, ciascuno dedicato a un punto di forza di Sky Stream. Una specifica declinazione è n onda sui canali di Sky e si rivolge a chi è già cliente. La produzione è di Roadmovie con regia di Carlani / Dogana. (9 maggio 2025)
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Quattro nuove nomine in BBDO Italy. Promozioni in BBDO Italy, agenzia che ha registrato negli ultimi tre anni una crescita a doppia cifra, ottenuto premi e riconoscimenti creativi a livello nazionale e internazionale e sviluppato il reparto digital in competenze e in dimensioni
 
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Laura Scelzi marketing director Italy in Haier Europe. Haier Europe ha nominato Laura Scelzi a marketing director Italy con la responsabilità di delineare le strategie multi-brand e multicanale, rafforzando il ruolo dei brand Haier, Candy ed Hoover
 
Jasmine Paolini brand ambassador di Alfa Romeo. La giovane star del tennis toscana Jasmine Paolini è la nuova brand ambassador di Alfa Romeo
 
Luca Cortesini di DDB, Stefania Siani di Serviceplan, Gianni Tozzi di FutureBrand e Serena Di Bruno di BBDO gli italiani ‘shortlisting jurors’ per Cannes Lions 2025. Cannes Lions ha annunciato la composizione delle ‘giurie shortlist’ ovvero dei professionisti che avranno il compito di preselezionare i lavori creativi che saranno poi giudicati dalle giurie riunite durante il Festival Internazionale della Creatività (16-20 giugno)
 
Agnese Pini presidente dell'editrice Longanesi. L'assemblea della casa editrice Longanesi & C ha nominato nuova presidente Agnese Pini, che succede a Ferruccio de Bortoli dopo 10 anni di presidenza
 
Da Luxforsale.it nasce Luxforsale Communication, agenzia per brand del lusso. Nasce Luxforsale Communication, agenzia di comunicazione e marketing, formata da esperti e professionisti del lusso, rivolta ad aziende che vogliono posizionarsi nel segmento di mercato dei servizi esclusivi
 
Hearst Italia lancia About, piattaforma editoriale multicanale dedicata all'architettura. Debutta in edicola, in libreria e online il 9 maggio About, nuova piattaforma editoriale multicanale di Hearst Italia dedicata all'architettura
 
Il fatturato pubblicitario del cinema cresce del 19,1% in marzo e del 3,2% nel 1° trimestre. Secondo i dati dell'Osservatorio FCP-Associnema, in marzo il fatturato pubblicitario del mezzo cinema è incrementato del 19,1% su marzo 2024
 
I piloti di F1 al volante delle auto Lego. Il Gruppo Lego ha realizzato coi mattoncini dieci auto da corsa a grandezza naturale, completamente funzionanti, che sono state guidate dai piloti di Formula 1 durante la Parata dei Piloti del Gran Premio Miami 2025
 
Nel 1° trimestre la pubblicità sui quotidiani segna -4,9% per il crollo della legale, ma la commerciale nazionale cresce del 6,9%. Gli investimenti pubblicitari sui quotidiani hanno registrato in marzo una flessione moderata (-2,4%), confermando segnali di tenuta che lasciano intravedere la possibilità di un progressivo assestamento
 
I Rotoloni Regina, sponsor del Giro d'Italia, in comunicazione con Grey. I Rotoloni Regina (Gruppo Sofidel) sono in tv con uno spot dedicato alla sponsorizzazione del Giro d'Italia che riafferma il claim storico ‘I Rotoloni Regina non finiscono mai’
 
Seconda edizione dell'Altitude Film Festival su TAP Air Portugal. TAP Air Portugal annuncia la seconda edizione dell'Altitude Film Fest, festival cinematografico a bordo, che celebra la settima arte a 30.000 piedi di altitudine
 
Cial, Corepla e Ricrea promuovono la raccolta differenziata in Calabria con BBoard Com. ‘Un Sacco in Comune: la sfida del riciclo!’ è il progetto promosso dai Consorzi Cial, Corepla e Ricrea per coinvolgere i cittadini di cinque capoluoghi della Regione Calabria in una competizione virtuosa
 
Marimo incaricata di rebranding e campagna degli oli EVO Costa d'Oro. Costa d'Oro ha scelto l'agenzia Marimo per il rebranding degli oli EVO, il nuovo posizionamento e la campagna
 
Jasmine Paolini ambassador dell'iniziativa #KeepHerConfident di Dove. #KeepHerConfident è l'evento che è stato promosso da Dove, brand di Unilever, a Roma per promuovere l'autostima delle ragazze nello sport e accendere i riflettori sul fenomeno dell'abbandono dell'attività sportiva in età adolescenziale
 
Stefano Basso general manager di Garbo Produzioni. Stefano Basso entra come general manager nel gruppo audiovisivo italo-spagnolo Garbo Produzioni, col compito di supervisionare le produzioni e accompagnare le strategie di sviluppo
 
Andrea Grimandi amministratore delegato di Partesa (Heineken Italia). Andrea Grimandi è il nuovo amministratore delegato di Partesa, azienda del gruppo Heineken Italia operante nei servizi di vendita, distribuzione, consulenza e formazione per il canale Ho.Re.Ca
 
Jellyfish si aggiudica la gestione dei paid media di Sony in area Emea. Sony ha affidato all'agenzia digitale Jellyfish la gestione dei paid media per l'area Emea
 
All'afghana Sonita Alizadeh il premio Cannes LionHeart 2025. Cannes Lions annuncia il conferimento del Cannes LionHeart 2025 a Sonita Alizadeh, rapper, attivista per i diritti umani e autrice afghana
 
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Fondazione Theodora compie 30 anni di sogni
offerti ai piccoli pazienti. Campagna di A.Testa
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Fondazione Theodora celebra i trent’anni di impegno nel portare ascolto e conforto a bambini e adolescenti ricoverati in ospedale facendoli ‘sognare’. I protagonisti sono infatti i ‘Dottor Sogni’, professionisti assunti e formati per intervenire con sensibilità e competenza in contesti di estrema fragilità, contribuendo al benessere psicofisico dei pazienti, migliorando l'atmosfera nei reparti e affiancando le famiglie e il personale sanitario: una vera e propria forma di medicina integrativa. Oggi Fondazione Theodora è presente in 44 reparti pediatrici distribuiti in 13 ospedali di 10 città italiane. Dal 2024, inoltre, è entrata a far parte della European Federation of Healthcare Clown Organizations (EFHCO), ottenendo per il quinquennio 2024–2029 un'importante certificazione di qualità. Per celebrare questo traguardo e favorire le donazioni, 5xmille incluso, Fondazione Theodora ha lanciato una campagna di comunicazione realizzata da Armando Testa, insieme alla casa di produzione AT Studios. Il trattamento scelto è il disegno infantile, strumento in grado di immergere chi osserva nel punto di vista dei più piccoli, facendo sperimentare al pubblico il mondo attraverso i loro occhi. La campagna prevede spot tv da 30’’ e 45’’, radio e stampa, ed è realizzata col patrocinio di Pubblicità Progresso. (9 maggio 2025)

 

SULLO SCHERMO
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RITROVARSI A TOKYO / Drammatico
Arriva nelle sale italiane il 30 aprile ‘Ritrovarsi a Tokyo’ (‘Une part manquante’), film diretto da Guillaume Senez, anche co-sceneggiatore insieme a Jean Denizot. Interpreti principali sono Romain Duris, Judith Chemla, Mei Cirne-Masuki. Il film è una coproduzione di Francia, Belgio, Giappone e Usa. È distribuito da Teodora Film. Dura 98 minuti 
Ogni giorno il francese Jay percorre Tokyo col suo taxi, sperando di imbattersi in sua figlia adolescente Lily, che non vede da nove anni, nata dal matrimonio finito con una donna giapponese. Tokyo sfiora i 40 milioni di abitanti ma è la sua unica possibilità: in Giappone la legge non prevede l'affido congiunto, favorisce totalmente il genitore giapponese, impone a quello straniero il mantenimento ma gli impedisce qualsiasi contatto, pena perfino il rimpatrio forzato. Jay ha quasi perso ogni speranza e sta per tornare in Francia pressato dal padre, ma il destino gli offre la grande occasione: si trova proprio lui incaricato ad accompagnare la ragazzina infortunata a scuola per un po’ di giorni. Non ha il coraggio di farsi riconoscere, poi gli eventi lo travolgeranno. Film emozionale sul coraggio e la tenacia, che apre un insolito spiraglio sulle ombre di una società giapponese rigida e xenofobica. Romain Duris ha studiato per mesi il giapponese per affrontare al meglio il ruolo.   


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