Oltre l'ufficio paperless. Rapida storia della trasformazione digitale

(12 nov

embre 2021) - Il termine ufficio paperless, cioè senza carta, è stato coniato vent’anni fa, agli inizi della digitalizzazione. Se da allora la maggior parte delle aziende ha intrapreso percorsi digitali, stiamo comunque usando ancora la carta, una delle invenzioni più antiche. Ma perché? Per scoprire le ragioni di questa persistenza della carta, è necessario ripercorrerne la storia e tracciare un grafico degli ultimi 20 anni di trasformazione digitale per vedere dove siamo oggi e capire in quale direzione ci stiamo muovendo.

L'invenzione della carta

Inventata intorno al 100 a.C. in Cina da un funzionario governativo chiamato Ts'ai Lun, mantenendo una forma a papiro già usata dagli antichi egizi dal 3.000 a.C. circa, la carta nella sua essenza è sempre stata uno strumento utilizzato per catturare e conservare informazioni. Ha permesso di documentare la vita umana per migliaia di anni, comprese pietre miliari come la Magna Carta e la Dichiarazione Universale dei Diritti Umani, e oggi è altrettanto utile.

Nel 2020, il consumo globale di carta e cartone è stato stimato in 399 milioni di tonnellate e si prevede che la domanda aumenterà costantemente nel prossimo decennio, raggiungendo circa 461 milioni di tonnellate nel 2030: un chiaro segno della loro necessità nelle nostre vite.

La registrazione delle informazioni si evolve

L'IT si è evoluto, mentre il comportamento umano è rimasto sostanzialmente lo stesso. In particolare, molti preferiscono stringere fisicamente un oggetto quando bisogna esaminarlo da vicino, invece di osservarlo in digitale su uno schermo. Quando è necessario concentrarsi nella lettura, la carta è perfetta per mantenere la giusta distanza dagli occhi e, se disposta su una scrivania, le mani saranno libere per le annotazioni.

La situazione è perfettamente illustrata dal fatto che, nonostante tutti possiedano smartphone in grado di memorizzare migliaia di libri, l'editoria rimane un'industria produttiva. Usare la carta può essere semplicemente più facile, che si tratti di compilare un modulo in un ambulatorio medico o di fornire un tocco personale (letteralmente) come un biglietto d'auguri o un libro di fiabe per bambini.

Tuttavia, il fatto che la carta mantenga un significativo livello di importanza non dovrebbe essere visto come una contraddizione della trasformazione digitale. Il mondo business può essersi evoluto, insieme al modo in cui si archiviano i documenti - cioè nel cloud - ma lo stesso è avvenuto anche per l'acquisizione di immagini e il ruolo della digitalizzazione di documenti. In combinazione con il cloud, è possibile stabilire integrazioni complesse che massimizzino davvero il valore di ogni risorsa cartacea. Ad esempio, i musei o gli archivi storici possono ordinare e archiviare automaticamente i contenuti che desiderano conservare e renderli disponibili ai ricercatori di tutto il mondo nel cloud. Allo stesso modo, i dipartimenti amministrativi che acquisiscono i documenti possono beneficiare del pagamento automatico delle fatture per particolari fornitori o della segnalazione di fatture errate. In tutti gli esempi, i documenti possono essere archiviati automaticamente nella destinazione di cloud storage corretta grazie al software che ne riconosce la tipologia, siano fatture, ricevute, contratti o altro.

Oltre la carta

Guardando oltre, e in linea con gli sforzi di trasformazione digitale in azienda, non bisognerebbe concentrare l'attenzione sul liberarsi della carta, ma sul farla lavorare per gli utenti, impegnandosi ancor di più per aiutare il business a raggiungere gli obiettivi di trasformazione digitale. Questo processo inizia quando un'azienda riconosce dove il digitale sia meglio della carta e viceversa, quando la versatilità e la forza della carta, in particolare per quanto riguarda le esperienze emotive, batte a mani basse i pixel su uno schermo. Il passo successivo è sbloccare i dati contenuti nella carta.

Uno dei principi fondamentali della trasformazione digitale è la convinzione che i dati siano asset preziosi, che, se sfruttati, possono fornire insight critici per generare il più elevato valore. Lo definiamo Organisational Intelligence, un processo utile a ottenere risultati di business positivi in ogni dipartimento, dal marketing all'ufficio legale, che aiuta a identificare nuove opportunità, migliorare l'efficienza della produttività e aumentare la soddisfazione del cliente. Come già sottolineato, se la carta è essenzialmente uno strumento di archiviazione delle informazioni, le aziende possono sfruttare le loro risorse cartacee digitalizzandole, e utilizzarle per ottenere risultati positivi e vantaggio competitivo.

Chi desidera far lavorare di più la carta, mantenendo i più alti livelli di compliance, dovrebbe iniziare implementando un efficace processo di gestione dei documenti che preveda la digitalizzazione delle informazioni cartacee, per estrarre dati e trasformarli in insight intelligenti e utilizzabili. Attraverso un semplice investimento nella tecnologia più adeguata, sarà così possibile raggiungere risultati migliori per dipendenti, clienti, partner e tutte le parti coinvolte.