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Oltre l'ufficio paperless. Rapida storia della trasformazione digitale


Le aziende hanno intrapreso percorsi digitali, ma stanno usando ancora la carta. Per scoprire le ragioni di questa persistenza, serve ripercorrere la storia della carta. Massimiliano Grippaldi di PFU Italia analizza l'evoluzione e indica alle aziende come la digitalizzazione delle risorse cartacee possa essere un'opportunità per estrarre dati e trasformarli in insight intelligenti e utilizzabili

(12 nov
Massimiliano Grippaldi
embre 2021)
- Il termine ufficio paperless, cioè senza carta, è stato coniato vent’anni fa, agli inizi della digitalizzazione. Se da allora la maggior parte delle aziende ha intrapreso percorsi digitali, stiamo comunque usando ancora la carta, una delle invenzioni più antiche. Ma perché? Per scoprire le ragioni di questa persistenza della carta, è necessario ripercorrerne la storia e tracciare un grafico degli ultimi 20 anni di trasformazione digitale per vedere dove siamo oggi e capire in quale direzione ci stiamo muovendo.

L'invenzione della carta

Inventata intorno al 100 a.C. in Cina da un funzionario governativo chiamato Ts'ai Lun, mantenendo una forma a papiro già usata dagli antichi egizi dal 3.000 a.C. circa, la carta nella sua essenza è sempre stata uno strumento utilizzato per catturare e conservare informazioni. Ha permesso di documentare la vita umana per migliaia di anni, comprese pietre miliari come la Magna Carta e la Dichiarazione Universale dei Diritti Umani, e oggi è altrettanto utile.

Nel 2020, il consumo globale di carta e cartone è stato stimato in 399 milioni di tonnellate e si prevede che la domanda aumenterà costantemente nel prossimo decennio, raggiungendo circa 461 milioni di tonnellate nel 2030: un chiaro segno della loro necessità nelle nostre vite.

La registrazione delle informazioni si evolve

L'IT si è evoluto, mentre il comportamento umano è rimasto sostanzialmente lo stesso. In particolare, molti preferiscono stringere fisicamente un oggetto quando bisogna esaminarlo da vicino, invece di osservarlo in digitale su uno schermo. Quando è necessario concentrarsi nella lettura, la carta è perfetta per mantenere la giusta distanza dagli occhi e, se disposta su una scrivania, le mani saranno libere per le annotazioni.

La situazione è perfettamente illustrata dal fatto che, nonostante tutti possiedano smartphone in grado di memorizzare migliaia di libri, l'editoria rimane un'industria produttiva. Usare la carta può essere semplicemente più facile, che si tratti di compilare un modulo in un ambulatorio medico o di fornire un tocco personale (letteralmente) come un biglietto d'auguri o un libro di fiabe per bambini.

Tuttavia, il fatto che la carta mantenga un significativo livello di importanza non dovrebbe essere visto come una contraddizione della trasformazione digitale. Il mondo business può essersi evoluto, insieme al modo in cui si archiviano i documenti - cioè nel cloud - ma lo stesso è avvenuto anche per l'acquisizione di immagini e il ruolo della digitalizzazione di documenti. In combinazione con il cloud, è possibile stabilire integrazioni complesse che massimizzino davvero il valore di ogni risorsa cartacea. Ad esempio, i musei o gli archivi storici possono ordinare e archiviare automaticamente i contenuti che desiderano conservare e renderli disponibili ai ricercatori di tutto il mondo nel cloud. Allo stesso modo, i dipartimenti amministrativi che acquisiscono i documenti possono beneficiare del pagamento automatico delle fatture per particolari fornitori o della segnalazione di fatture errate. In tutti gli esempi, i documenti possono essere archiviati automaticamente nella destinazione di cloud storage corretta grazie al software che ne riconosce la tipologia, siano fatture, ricevute, contratti o altro.

Oltre la carta

Guardando oltre, e in linea con gli sforzi di trasformazione digitale in azienda, non bisognerebbe concentrare l'attenzione sul liberarsi della carta, ma sul farla lavorare per gli utenti, impegnandosi ancor di più per aiutare il business a raggiungere gli obiettivi di trasformazione digitale. Questo processo inizia quando un'azienda riconosce dove il digitale sia meglio della carta e viceversa, quando la versatilità e la forza della carta, in particolare per quanto riguarda le esperienze emotive, batte a mani basse i pixel su uno schermo. Il passo successivo è sbloccare i dati contenuti nella carta.

Uno dei principi fondamentali della trasformazione digitale è la convinzione che i dati siano asset preziosi, che, se sfruttati, possono fornire insight critici per generare il più elevato valore. Lo definiamo Organisational Intelligence, un processo utile a ottenere risultati di business positivi in ogni dipartimento, dal marketing all'ufficio legale, che aiuta a identificare nuove opportunità, migliorare l'efficienza della produttività e aumentare la soddisfazione del cliente. Come già sottolineato, se la carta è essenzialmente uno strumento di archiviazione delle informazioni, le aziende possono sfruttare le loro risorse cartacee digitalizzandole, e utilizzarle per ottenere risultati positivi e vantaggio competitivo.

Chi desidera far lavorare di più la carta, mantenendo i più alti livelli di compliance, dovrebbe iniziare implementando un efficace processo di gestione dei documenti che preveda la digitalizzazione delle informazioni cartacee, per estrarre dati e trasformarli in insight intelligenti e utilizzabili. Attraverso un semplice investimento nella tecnologia più adeguata, sarà così possibile raggiungere risultati migliori per dipendenti, clienti, partner e tutte le parti coinvolte.

Massimiliano Grippaldi,
regional sales manager di PFU Italia

‘Eleva il tuo business all'AI’. KleinRusso
idea la campagna digital e DOOH di TeamSystem
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TeamSystem, tech & AI company italiana che sviluppa piattaforme digitali per la gestione del business di imprese e professionisti, lancia la campagna digital e DOOH ‘Eleva il tuo business all'AI’ che racconta le funzionalità avanzate di Intelligenza Artificiale delle sue soluzioni software e ne sottolinea i vantaggi in termini di efficienza, semplicità e competitività. Ideata dalla community KleinRusso, la campagna evidenzia la capacità dell'IA di elevare a potenza le possibilità delle imprese e dei professionisti. Negli spot, prodotti da Blink Fish con regia di Giacomo Boeri, in formato da 15”, 20” e 30”, l'IA è visualizzata come una vera e propria estensione del professionista stesso, sempre pronta a supportarlo: IA e intelligenza umana non sono in competizione, ma si completano e si potenziano a vicenda. La campagna è on air fino al 27 luglio con pianificazione di Mindshare. (10 luglio 2025)
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La coppa del Nonno celebra il 70° anniversario con radiospot e concorso. Compie 70 anni la Coppa del Nonno, iconico gelato al caffé, e celebra l'anniversario con una campagna radiofonica nazionale che ne racconta l'unicità e annuncia un concorso a premi on pack dedicato i consumatori
 
Coo'ee Italia incaricata della comunicazione di Etruria Retail. A seguito di una selezione, Etruria Retail, gruppo della grande distribuzione organizzata presente in Toscana, Umbria, alto Lazio e bassa Liguria, ha scelto Coo'ee Italia come partner strategico e creativo
 
Yakult Italia conferma I MILLE per il digitale estendendo l'attività a Tik Tok. Yakult Italia ha rinnovato l'incarico per la presenza sul digitale a I MILLE Creative Consultancy (gruppo TXT) per raccontare il prodotto e consolidare il posizionamento di ‘gut expert’
 
72andSunny Amsterdam vince la gara per la comunicazione globale di Disaronno. L'agenzia 72andSunny Amsterdam ha prevalso nella gara indetta da Illva Saronno per la realizzazione della nuova piattaforma globale di comunicazione di Disaronno
 
Alessandro Lago direttore responsabile di Quattroruote, Gian Luca Pellegrini direttore editoriale automotive. Da settembre Alessandro Lago, 42 anni, giornalista esperto di automotive e innovazione, con una carriera ventennale nel racconto della mobilità, assumerà la direzione di Quattroruote
 
PepsiCo partner globale della F1 coi brand Sting Energy, Gatorade e Doritos. PepsiCo annuncia l'avvio di una partnership globale con la Formula 1, parte di un accordo pluriennale, coi marchi Sting Energy che diventa drink ufficiale, Gatorade che diventa sport drink ufficiale e Doritos che diventa snack salato ufficiale
 
Diego Gabasio direttore marketing di BT Group. BT Group (marchio di Brianzatende) si rafforza nel percorso di internazionalizzazione con l'ingresso di Diego Gabasio come direttore marketing
 
Massimo Martellini confermato presidente di FCP per il prossimo biennio. L'assemblea di FCP - Federazione Concessionarie Pubblicità ha confermato all'unanimità Massimo Martellini presidente per il biennio 2025/2027
 
Nova Aeg debutta in tv portando su La7 le ‘Pillole di Energia’ in nove spot. Alla sua prima campagna televisiva, Nova Aeg, fornitore di energia elettrica e gas naturale del Gruppo Nova Coop, punta sulla dimensione educativa della comunicazione e propone un format che aiuta il consumatore a orientarsi nel mondo dell'energia
 
Lino Morgante presidente di ADS - Accertamenti Diffusione Stampa. Lino Morgante, presidente e direttore editoriale di SES - Società Editrice Sud (Gazzetta del Sud, Giornale di Sicilia) è il nuovo presidente di ADS - Accertamenti Diffusione Stampa, l'ente che certifica i dati di diffusione e tiratura della stampa quotidiana e periodica in Italia
 
Panini Comics lancia per i più piccoli ‘Il mio primo Topolino’. Panini Comics presenta Il mio primo Topolino, nuova rivista con protagonisti Paperino, Topolino e gli altri personaggi Disney, dedicata ai più piccoli
 
Clivet primo naming rights partner nella storia di Milanello. Clivet (sistemi di climatizzazione ad alta efficienza e sostenibili) rafforza la partnership con AC Milan diventando il primo naming rights partner nella storia di Milanello, centro sportivo del Club che diventa Centro Sportivo Milanello powered by Clivet
 
FCP-AssoTV promuove l'evento ‘The New Tv Ad-Age’ il 30 settembre a Milano per raccontare l’evoluzione del mezzo. Si terrà il 30 settembre a Milano, al Teatro Alcione dalle 18, ‘The New Tv Ad-Age – Attraverso lo schermo’, evento promosso da FCP-AssoTV per riflettere sul presente e sul futuro della comunicazione video
 
Antonio Bogi chief human resources and organization officer di Sammontana. Sammontana Italia annuncia l'ingresso di Antonio Bogi col ruolo di chief human resources and organization officer, a riporto diretto del ceo Alessandro Angelon
 
BNP Paribas Wealth Management lancia una campagna sul ricambio generazionale. Il passaggio generazionale nelle grandi aziende, ovvero la ‘transmission’, e la consulenza professionale ai clienti sono al centro della campagna di comunicazione di BNL BNP Paribas Private Banking e Wealth Management, al via il 9 luglio su stampa quotidiana per due settimane, con ripresa in autunno
 
Michael Frohlich global chief communications officer di WPP. Nell'ambito della riorganizzazione in corso, WPP ha nominato Michael Frohlich global chief communications officer, al posto di Chris Wade
 
Candidature aperte ai corsi free di Stardust Academy per diventare creator professionisti. L'agenzia di influencer marketing Stardust (gruppo Gedi) ha aperto le candidature alla nuova Stardust Academy, evoluzione della Stardust House
 
M-Cube con illycaffè per il lancio delle cialde X-Caps. illycaffè ha collaborato con M-Cube (soluzioni digitali in-store) per il lancio in maggio delle cialde di caffè X-Caps
 
Steve Nielsen general manager di BWT Alpine Formula One Team, Guy Martin direttore marketing mondo. BWT Alpine Formula One Team ha nominato Steve Nielsen general manager, col compito di supervisionare la gestione quotidiana del team a Enstone dal 1° settembre, poco prima del Gran Premio d'Italia a Monza
 
iLMeteo.it partner della 38ª Maratona dles Dolomites. Si rinnova la partnership tra iLMeteo.it, sito italiano di previsioni meteorologiche con 6 milioni di utenti medi giornalieri e una media mensile di 30 milioni di utenti unici, e la Maratona dles Dolomites - Enel, 38ª edizione partita il 6 luglio
 



Leerdammer è protagonista versatile
di un ‘Brunch Day’ con BBoard Com
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Il formaggio Leerdammer è stato protagonista di un ‘Brunch Day’, uno showcooking di tre giorni tra dolce e salato ideato da BBoard Com, che ha animato il Conad Ipermercato del Centro Commerciale Le Befane di Rimini dal 4 al 6 luglio. La business unit del Gruppo BBoard specializzata in soluzioni per il field marketing, ha curato il concept, l'allestimento di un'isola esperienziale e selezionato le persone coinvolte. Uno chef affiancato da due hostess ha guidato i consumatori attraverso un percorso di degustazione, tra brunch e aperitivo pomeridiano. Ogni ricetta ha esaltato le diverse referenze di Leerdammer. L'iniziativa ha avuto il duplice scopo di raccontare l'intera linea di prodotti del brand, ultime novità incluse, e incentivarne l'acquisto. L'attività sarà replicata in altre insegne e altri punti vendita nei prossimi mesi. (11 luglio 2025)

 

SULLO SCHERMO
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IL CONO D'OMBRA. 
LA STORIA DI DENIS BERGAMINI / Docuserie
Il 27 e 28 giugno è andato on air con due puntate per serata, in esclusiva su Sky TG24, Sky Crime, Sky Documentaries, Sky Sport e in streaming su Now, per essere poi sempre disponibile on demand, la docuserie ‘Il cono d’ombra’ sul caso di Denis Bergamini, produzione di Sky Original. La regia è di Paolo Negro che è anche autore insieme a Deborah Campanella e a Pablo Trincia che conduce in video il racconto. Un cold case fatto di silenzi, contraddizioni, depistaggi e infinito dolore per la famiglia. La sorella Donata ha dedicato decenni a cercare di avere giustizia. La storia era già stata oggetto del podcast omonimo di Pablo Trincia realizzato da Chora Media per Sky TG24.
Denis Bergamini, calciatore in forze al Cosenza Calcio, il 18 novembre 1989 a 27 anni è travolto e trascinato da un camion sulla statale che corre lungo la costa ionica calabrese. Era in auto con la sua ex, Isabella Internò, con cui aveva avuto una storia travagliata e che non ne aveva mai accettato la fine, che dichiarò tra le lacrime che Denis era sceso e si era suicidato buttandosi sotto al camion. Era sera, era fine turno per la pattuglia intervenuta, era sabato, sia la ragazza che il camionista concordavano sulla tesi del suicidio: con immensa sciatteria fu presa per buona. La famiglia, gli amici, i compagni di squadra non ci credettero mai. La docuserie racconta la lunga battaglia per la verità, contro il cono d’ombra sceso sul tragico evento, attraverso le testimonianze di chi ha amato Bergamini, materiale d’archivio, atti processuali, video girati da Denis stesso, creando perfino un rendering della parte della maledetta statale oggi non più esistente. A distanza di 35 anni, nel 2024, il caso viene riaperto e Isabella Internò condannata in primo grado a 16 anni per omicidio volontario premeditato in concorso con ignoti. Il corpo riesumato, trovato in un inatteso buono stato di conservazione, gridò la verità, quella che nel 1989 non si era voluta vedere: sotto il camion fu lanciato un morto. La docuserie mostra cosa significhi davvero cercare giustizia quando il tempo sembra giocare contro, e quando la verità è stata a lungo ignorata. Il processo d'appello si terrà il 21 ottobre a Catanzaro. La docuserie potrebbe avere un episodio extra.  


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