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Oltre l'ufficio paperless. Rapida storia della trasformazione digitale


Le aziende hanno intrapreso percorsi digitali, ma stanno usando ancora la carta. Per scoprire le ragioni di questa persistenza, serve ripercorrere la storia della carta. Massimiliano Grippaldi di PFU Italia analizza l'evoluzione e indica alle aziende come la digitalizzazione delle risorse cartacee possa essere un'opportunità per estrarre dati e trasformarli in insight intelligenti e utilizzabili


(12 nov
Massimiliano Grippaldi
embre 2021)
- Il termine ufficio paperless, cioè senza carta, è stato coniato vent’anni fa, agli inizi della digitalizzazione. Se da allora la maggior parte delle aziende ha intrapreso percorsi digitali, stiamo comunque usando ancora la carta, una delle invenzioni più antiche. Ma perché? Per scoprire le ragioni di questa persistenza della carta, è necessario ripercorrerne la storia e tracciare un grafico degli ultimi 20 anni di trasformazione digitale per vedere dove siamo oggi e capire in quale direzione ci stiamo muovendo.

L'invenzione della carta

Inventata intorno al 100 a.C. in Cina da un funzionario governativo chiamato Ts'ai Lun, mantenendo una forma a papiro già usata dagli antichi egizi dal 3.000 a.C. circa, la carta nella sua essenza è sempre stata uno strumento utilizzato per catturare e conservare informazioni. Ha permesso di documentare la vita umana per migliaia di anni, comprese pietre miliari come la Magna Carta e la Dichiarazione Universale dei Diritti Umani, e oggi è altrettanto utile.

Nel 2020, il consumo globale di carta e cartone è stato stimato in 399 milioni di tonnellate e si prevede che la domanda aumenterà costantemente nel prossimo decennio, raggiungendo circa 461 milioni di tonnellate nel 2030: un chiaro segno della loro necessità nelle nostre vite.

La registrazione delle informazioni si evolve

L'IT si è evoluto, mentre il comportamento umano è rimasto sostanzialmente lo stesso. In particolare, molti preferiscono stringere fisicamente un oggetto quando bisogna esaminarlo da vicino, invece di osservarlo in digitale su uno schermo. Quando è necessario concentrarsi nella lettura, la carta è perfetta per mantenere la giusta distanza dagli occhi e, se disposta su una scrivania, le mani saranno libere per le annotazioni.

La situazione è perfettamente illustrata dal fatto che, nonostante tutti possiedano smartphone in grado di memorizzare migliaia di libri, l'editoria rimane un'industria produttiva. Usare la carta può essere semplicemente più facile, che si tratti di compilare un modulo in un ambulatorio medico o di fornire un tocco personale (letteralmente) come un biglietto d'auguri o un libro di fiabe per bambini.

Tuttavia, il fatto che la carta mantenga un significativo livello di importanza non dovrebbe essere visto come una contraddizione della trasformazione digitale. Il mondo business può essersi evoluto, insieme al modo in cui si archiviano i documenti - cioè nel cloud - ma lo stesso è avvenuto anche per l'acquisizione di immagini e il ruolo della digitalizzazione di documenti. In combinazione con il cloud, è possibile stabilire integrazioni complesse che massimizzino davvero il valore di ogni risorsa cartacea. Ad esempio, i musei o gli archivi storici possono ordinare e archiviare automaticamente i contenuti che desiderano conservare e renderli disponibili ai ricercatori di tutto il mondo nel cloud. Allo stesso modo, i dipartimenti amministrativi che acquisiscono i documenti possono beneficiare del pagamento automatico delle fatture per particolari fornitori o della segnalazione di fatture errate. In tutti gli esempi, i documenti possono essere archiviati automaticamente nella destinazione di cloud storage corretta grazie al software che ne riconosce la tipologia, siano fatture, ricevute, contratti o altro.

Oltre la carta

Guardando oltre, e in linea con gli sforzi di trasformazione digitale in azienda, non bisognerebbe concentrare l'attenzione sul liberarsi della carta, ma sul farla lavorare per gli utenti, impegnandosi ancor di più per aiutare il business a raggiungere gli obiettivi di trasformazione digitale. Questo processo inizia quando un'azienda riconosce dove il digitale sia meglio della carta e viceversa, quando la versatilità e la forza della carta, in particolare per quanto riguarda le esperienze emotive, batte a mani basse i pixel su uno schermo. Il passo successivo è sbloccare i dati contenuti nella carta.

Uno dei principi fondamentali della trasformazione digitale è la convinzione che i dati siano asset preziosi, che, se sfruttati, possono fornire insight critici per generare il più elevato valore. Lo definiamo Organisational Intelligence, un processo utile a ottenere risultati di business positivi in ogni dipartimento, dal marketing all'ufficio legale, che aiuta a identificare nuove opportunità, migliorare l'efficienza della produttività e aumentare la soddisfazione del cliente. Come già sottolineato, se la carta è essenzialmente uno strumento di archiviazione delle informazioni, le aziende possono sfruttare le loro risorse cartacee digitalizzandole, e utilizzarle per ottenere risultati positivi e vantaggio competitivo.

Chi desidera far lavorare di più la carta, mantenendo i più alti livelli di compliance, dovrebbe iniziare implementando un efficace processo di gestione dei documenti che preveda la digitalizzazione delle informazioni cartacee, per estrarre dati e trasformarli in insight intelligenti e utilizzabili. Attraverso un semplice investimento nella tecnologia più adeguata, sarà così possibile raggiungere risultati migliori per dipendenti, clienti, partner e tutte le parti coinvolte.

Massimiliano Grippaldi,
regional sales manager di PFU Italia

Per Acutil Fosforo una campagna ironica
e leggera di Grey con protagonista tommycassi
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Grey, vincitrice della gara indetta da Angelini Pharma per Acutil Fosforo (integratore per la mente), firma una campagna ironica e leggera, costruita su un insight semplice e diretto: ‘Solo 5 minuti…’, frase che qualsiasi studente si ripete più e più volte distraendosi dallo studio. Testimonial è lo youtuber Tommaso Cassissa (@tommycassi) che racconta con ironia il mondo degli studenti e conta 1,2 milioni di follower su Instagram e 2,5 milioni su Tik Tok. Acutil Fosforo appare come la soluzione per i suoi vani tentativi di rimanere concentrato. Oltre alla tv, la campagna prevede ooh, piattaforme web in affinità col target, come Youtube, studenti.it e skuola.net, vetrine digitali e monitor indoor delle farmacie Lloyds e Cef per 370 schermi totali. La produzione dei video è di The Big Angle per Rti con regia di Chris Myhre.(24 maggio 2022)
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Le ‘Rigenerazioni’ al centro dell'incontro annuale dell'Upa, il 6 luglio a Milano. Ritorna in presenza il 6 luglio a Milano l'incontro annuale dell'Upa, l'associazione degli utenti pubblicitari
 
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#Chiamatiaraccolta il 28 maggio per pulire l'Italia con Vanity Fair e MayDayEarth.org. Vanity Fair e MayDayEarth.org coinvolgono gli italiani in un progetto di sostenibilità, invitandoli a unirsi il 28 maggio dalle 11 a una grande opera di pulizia territoriale
 
Bmw Group mette in gara il media dell'offline in Europa per consolidarlo in un'unica agenzia. Bmw Group ha rimesso in gioco il media europeo per l'offline, curato da agenzie diverse secondo Paese, con l'obiettivo di lavorare con un'unica agenzia media in tutti mercati
 
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Francesco Alivia sport sponsorship & partnership director di Dentsu Italia. Dentsu accelera sullo sport e annuncia l'ingresso di Francesco Alivia quale sport sponsorship & partnership director
 
Iren presenta al Salone del Libro di Torino le guide turistiche dell'editrice fake Planets B. L'attrice Matilda De Angelis è testimonial di speciali guide turistiche sugli otto pianeti del sistema solare che ci accoglieranno una volta che la Terra non sarà più vivibile, a causa dell'inquinamento e del cambiamento climatico
 
Ogilvy Italia vince la gara per la comunicazione de La Piadineria. Al termine di una consultazione tra più agenzie, la catena di fast casual food La Piadineria ha scelto Ogilvy Italia come nuovo partner di comunicazione
 
Annalisa Procopio direttore marketing Editoriale Nazionale del Gruppo Monrif. Nell'ambito della riorganizzazione in corso nel gruppo Monrif, Annalisa Procopio è stata nominata direttore marketing Editoriale Nazionale, a potenziamento della struttura che si occupa dello sviluppo delle iniziative editoriali e della promozione di QN, il Resto del Carlino, La Nazione e Il Giorno
 
LUZ per la creatività della campagna di lancio di ‘Cashback con targa’ di Free To X. Ha preso il via la campagna per il lancio del servizio ‘Cashback con targa’ di Free To X, valido sulla rete gestita da Autostrade per l'Italia
 
Davide Rota amministratore delegato di Tiscali spa. Entro luglio la fusione tra il Gruppo Tiscali e il ramo retail del Gruppo Linkem. Procede il progetto industriale di fusione annunciato a dicembre da Gruppo Tiscali e Gruppo Linkem con la nomina di Davide Rota, fondatore e a.d
 
Havas Creative Group Italy rilancia sull'area eventi con Paolo Biondolillo ceo di Havas Events. Havas Creative Group Italy rilancia il ruolo strategico dell'area eventi affidando a Paolo Biondolillo il ruolo di ceo di Havas Events
 
Favole a lieto fine con Pulsee Luce e Gas e Gittobattaglia22_. Gittobattaglia22_ ha ideato per Pulsee Luce e Gas, brand full digital di Axpo Italia (quarto operatore nel mercato libero Italiano dell'energia), il concept ‘Con Pulsee sarà sempre una favola’
 
Rainer Stiller global chief marketing officer di Vertiv. Vertiv (soluzioni per le infrastrutture digitali critiche) ha nominato Rainer Stiller nuovo chief marketing officer, col compito di guidare il marketing a livello globale e fornire ai clienti un'esperienza di marketing digitale innovativa e personalizzata
 



Debutta a Milano il format europeo del Villaggio
birra Kozel, tra degustazioni, workshop e giochi
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Ha debuttato a Milano, in piazza Gae Aulenti, il format europeo di Kozel, la birra ceca ‘con un villaggio dentro’, che ha previsto tre giorni di degustazioni, workshop, giochi e divertimento. È tornata la gigantesca installazione di 14x12 metri stile ‘cavallo di Troia’ (che contiene nella pancia un pub) che è in realtà Olda, il caprone simbolo del rispetto per la tradizione della birra e dei valori della comunità di Kozel, nel piccolo villaggio di Velké Popovice dove il brand è nato nel 1874 (vedi news). Venduta in 48 Paesi per 4,5 milioni di ettolitri l'anno, birra Kozel è arrivata sul mercato italiano in versione premium lager un anno fa, lanciata a fianco dell'offerta premium di Birra Peroni (i brand sono di A-B InBev del gruppo giapponese Asahi Breweries). Dopo un'attività teasing sui canali social Instagram e Facebook di Kozel con Frank Matano (testimonial del lancio l'anno scorso), il Villaggio Kozel andrà in tour nei mesi estivi. Completano la comunicazione attività sul digital, Pr e media relations e lo spot tv, on air fino a fine agosto per 11 settimane su reti Rai, Mediaset, La7, Sky e Discovery. (23 maggio 2022)

 

SULLO SCHERMO
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GLI STATI UNITI CONTRO BILLIE HOLIDAY / Drammatico
È ispirato alla storia di un'icona del jazz e del soul negli anni delle discriminazioni razziali il film ‘Gli Stati Uniti contro Billie Holiday’, diretto da Lee Daniels e scritto dal Premio Pulitzer Suzan-Lori Parks. La cantante Andra Day si è aggiudicata il Golden Globe come migliore attrice protagonista di un film drammatico. Al suo fianco, l'attore Trevante Rhodes (Moonlight). Distribuisce in Italia Bim Film. Dura 130’
Negli anni 40 l'Fbi perseguitò in tutti i modi la cantante di colore Billie Holiday, che riscuoteva ovunque successo ma aveva la colpa di sostenere il movimento per i diritti civili e di avere in repertorio la ballata ‘Strange fruit’, in cui denunciava i linciaggi dei neri. La fragile Holiday assumeva eroina e fu facile farne un capro espiatorio nella battaglia contro la droga. Vittima del Governo, dei federali, dei suoi amori e in parte anche di se stessa, Billie Holiday morì a 44 anni di cirrosi. Il film pecca  di qualche lungaggine ma ha un àtout nella bravura come interprete e cantante della Day.  Valutazione:   ***


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