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Oltre l'ufficio paperless. Rapida storia della trasformazione digitale


Le aziende hanno intrapreso percorsi digitali, ma stanno usando ancora la carta. Per scoprire le ragioni di questa persistenza, serve ripercorrere la storia della carta. Massimiliano Grippaldi di PFU Italia analizza l'evoluzione e indica alle aziende come la digitalizzazione delle risorse cartacee possa essere un'opportunità per estrarre dati e trasformarli in insight intelligenti e utilizzabili

(12 nov
Massimiliano Grippaldi
embre 2021)
- Il termine ufficio paperless, cioè senza carta, è stato coniato vent’anni fa, agli inizi della digitalizzazione. Se da allora la maggior parte delle aziende ha intrapreso percorsi digitali, stiamo comunque usando ancora la carta, una delle invenzioni più antiche. Ma perché? Per scoprire le ragioni di questa persistenza della carta, è necessario ripercorrerne la storia e tracciare un grafico degli ultimi 20 anni di trasformazione digitale per vedere dove siamo oggi e capire in quale direzione ci stiamo muovendo.

L'invenzione della carta

Inventata intorno al 100 a.C. in Cina da un funzionario governativo chiamato Ts'ai Lun, mantenendo una forma a papiro già usata dagli antichi egizi dal 3.000 a.C. circa, la carta nella sua essenza è sempre stata uno strumento utilizzato per catturare e conservare informazioni. Ha permesso di documentare la vita umana per migliaia di anni, comprese pietre miliari come la Magna Carta e la Dichiarazione Universale dei Diritti Umani, e oggi è altrettanto utile.

Nel 2020, il consumo globale di carta e cartone è stato stimato in 399 milioni di tonnellate e si prevede che la domanda aumenterà costantemente nel prossimo decennio, raggiungendo circa 461 milioni di tonnellate nel 2030: un chiaro segno della loro necessità nelle nostre vite.

La registrazione delle informazioni si evolve

L'IT si è evoluto, mentre il comportamento umano è rimasto sostanzialmente lo stesso. In particolare, molti preferiscono stringere fisicamente un oggetto quando bisogna esaminarlo da vicino, invece di osservarlo in digitale su uno schermo. Quando è necessario concentrarsi nella lettura, la carta è perfetta per mantenere la giusta distanza dagli occhi e, se disposta su una scrivania, le mani saranno libere per le annotazioni.

La situazione è perfettamente illustrata dal fatto che, nonostante tutti possiedano smartphone in grado di memorizzare migliaia di libri, l'editoria rimane un'industria produttiva. Usare la carta può essere semplicemente più facile, che si tratti di compilare un modulo in un ambulatorio medico o di fornire un tocco personale (letteralmente) come un biglietto d'auguri o un libro di fiabe per bambini.

Tuttavia, il fatto che la carta mantenga un significativo livello di importanza non dovrebbe essere visto come una contraddizione della trasformazione digitale. Il mondo business può essersi evoluto, insieme al modo in cui si archiviano i documenti - cioè nel cloud - ma lo stesso è avvenuto anche per l'acquisizione di immagini e il ruolo della digitalizzazione di documenti. In combinazione con il cloud, è possibile stabilire integrazioni complesse che massimizzino davvero il valore di ogni risorsa cartacea. Ad esempio, i musei o gli archivi storici possono ordinare e archiviare automaticamente i contenuti che desiderano conservare e renderli disponibili ai ricercatori di tutto il mondo nel cloud. Allo stesso modo, i dipartimenti amministrativi che acquisiscono i documenti possono beneficiare del pagamento automatico delle fatture per particolari fornitori o della segnalazione di fatture errate. In tutti gli esempi, i documenti possono essere archiviati automaticamente nella destinazione di cloud storage corretta grazie al software che ne riconosce la tipologia, siano fatture, ricevute, contratti o altro.

Oltre la carta

Guardando oltre, e in linea con gli sforzi di trasformazione digitale in azienda, non bisognerebbe concentrare l'attenzione sul liberarsi della carta, ma sul farla lavorare per gli utenti, impegnandosi ancor di più per aiutare il business a raggiungere gli obiettivi di trasformazione digitale. Questo processo inizia quando un'azienda riconosce dove il digitale sia meglio della carta e viceversa, quando la versatilità e la forza della carta, in particolare per quanto riguarda le esperienze emotive, batte a mani basse i pixel su uno schermo. Il passo successivo è sbloccare i dati contenuti nella carta.

Uno dei principi fondamentali della trasformazione digitale è la convinzione che i dati siano asset preziosi, che, se sfruttati, possono fornire insight critici per generare il più elevato valore. Lo definiamo Organisational Intelligence, un processo utile a ottenere risultati di business positivi in ogni dipartimento, dal marketing all'ufficio legale, che aiuta a identificare nuove opportunità, migliorare l'efficienza della produttività e aumentare la soddisfazione del cliente. Come già sottolineato, se la carta è essenzialmente uno strumento di archiviazione delle informazioni, le aziende possono sfruttare le loro risorse cartacee digitalizzandole, e utilizzarle per ottenere risultati positivi e vantaggio competitivo.

Chi desidera far lavorare di più la carta, mantenendo i più alti livelli di compliance, dovrebbe iniziare implementando un efficace processo di gestione dei documenti che preveda la digitalizzazione delle informazioni cartacee, per estrarre dati e trasformarli in insight intelligenti e utilizzabili. Attraverso un semplice investimento nella tecnologia più adeguata, sarà così possibile raggiungere risultati migliori per dipendenti, clienti, partner e tutte le parti coinvolte.

Massimiliano Grippaldi,
regional sales manager di PFU Italia

‘La verità conta, conta fino a 10!’. Mediaset
promuove l'informazione responsabile
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Mediaset lancia una campagna crossmediale a favore dell'informazione responsabile e contro la diffusione delle fake news. L'obiettivo è di sensibilizzare il pubblico sull'importanza di verificare le notizie prima di diffonderle: quelle false si diffondono con rapidità e coinvolgono tutti, anche in buona fede, con possibili conseguenze negative sulla società e sul dibattito pubblico. Col claim ‘La verità conta, conta fino a 10!’, la campagna invita a fermarsi prima di condividere una notizia: bastano pochi secondi per verificare una fonte, controllare una data, leggere oltre il titolo e affidarsi a testate credibili. Condividere responsabilmente è un gesto di rispetto verso gli altri e verso la verità. La campagna viene trasmessa fino al 12 luglio su reti tv e sui social del gruppo Mediaset, in radio e sul sito dedicato, come parte integrante del progetto ‘Mediaset ha a cuore il futuro’, per una cittadinanza più consapevole e informata.(7 luglio 2025)
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Michael Frohlich global chief communications officer di WPP. Nell'ambito della riorganizzazione in corso, WPP ha nominato Michael Frohlich global chief communications officer, al posto di Chris Wade
 
Candidature aperte ai corsi free di Stardust Academy per diventare creator professionisti. L'agenzia di influencer marketing Stardust (gruppo Gedi) ha aperto le candidature alla nuova Stardust Academy, evoluzione della Stardust House
 
M-Cube con illycaffè per il lancio delle cialde X-Caps. illycaffè ha collaborato con M-Cube (soluzioni digitali in-store) per il lancio in maggio delle cialde di caffè X-Caps
 
Steve Nielsen general manager di BWT Alpine Formula One Team, Guy Martin direttore marketing mondo. BWT Alpine Formula One Team ha nominato Steve Nielsen general manager, col compito di supervisionare la gestione quotidiana del team a Enstone dal 1° settembre, poco prima del Gran Premio d'Italia a Monza
 
iLMeteo.it partner della 38ª Maratona dles Dolomites. Si rinnova la partnership tra iLMeteo.it, sito italiano di previsioni meteorologiche con 6 milioni di utenti medi giornalieri e una media mensile di 30 milioni di utenti unici, e la Maratona dles Dolomites - Enel, 38ª edizione partita il 6 luglio
 
Flette il fatturato del mezzo stampa, -4,9% in gennaio-maggio. Cresce solo la Commerciale nazionale sui quotidiani. Secondo i dati dell'Osservatorio Stampa Fcp, nel periodo gennaio-maggio 2025 il fatturato pubblicitario del mezzo stampa ha registrato un decremento del 4,9% rispetto al pari periodo del 2024
 
La nuova cdp Warner Bros. International Television Production Italia nomina il team senior. Pierangelo Marano, Max Giammarrusti e Nicolás de las Peñas entrano a far parte di WBITVP Italia (Warner Bros
 
GialloZafferano apre a New York ‘CasaGiallo’, house of production dedicata alla cucina italiana. Il food media brand GialloZafferano (Mondadori Media) ha inaugurato a Brooklyn ‘CasaGiallo’, house of production pensata per raccontare lo stile italiano di intendere e vivere la cucina
 
Amaro Montenegro rinnova la sponsorizzazione di Ducati Corse. Amaro Montenegro ha rinnovato la partnership con Ducati Corse per il quinto anno consecutivo e sarà Team Spirit Partner e sponsor esclusivo nel settore Spirits della casa di corse di Borgo Panigale
 
Sukai per la comunicazione social di Deliveroo che ha aperto un pet-food store. Deliveroo ha scelto Sukai per la gestione della comunicazione social in Italia nel 2025
 
Progetto Itaca affida le media relations a iCorporate. Progetto Itaca, fondazione che promuove programmi di informazione, prevenzione, supporto e riabilitazione rivolti a persone affette da disturbi della salute mentale e alle loro famiglie, ha affidato a iCorporate la gestione dell'ufficio stampa e delle relazioni con i media
 
Discovery Channel diventa da autunno canale in chiaro sul dtt. Dal prossimo autunno Discovery Channel, canale di punta di Warner Bros
 
Partnership tra Italiaonline e Segugio.it per scegliere tra le offerte di energia e telecomunicazioni. Partnership commerciale tra la digital company Italiaonline e Segugio.it (parte di Mavriq), piattaforma di confronto tra assicurazioni, offerte luce, gas, internet e prodotti finanziari
 
Fusione tra Pernigotti e Walcor, nasce un nuovo polo dolciario italiano. Alla guida Francesco Pastore. Due marchi storici come Pernigotti e Walcor annunciano la fusione per incorporazione, dando vita a un nuovo polo dolciario italiano
 
Riorganizzazione nel marketing e comunicazione di Mercedes Benz Italia. Vadim Odinzoff responsabile delle attività stampa e pr Cars e Vans. In Mercedes-Benz Italia Vadim Odinzoff assume la responsabilità delle attività stampa e relazioni pubbliche Cars e Vans, raccogliendo il testimone da Eugenio Blasetti che lascia l'azienda dopo 36 anni
 
Antonella Chiariello country manager e a.d. di Wella Italia. Wella Company, player globale nella cosmesi per capelli e unghie, ha nominato Antonella Chiariello a country manager e amministratore delegato di Wella Italia
 
M&CS scelta da IAAPA per la comunicazione e le rp in Italia. IAAPA – International Association of Amusement Parks and Attractions ha affidato a M&CS le attività di comunicazione e le relazioni pubbliche sul mercato italiano
 
Pietro il Vetro protagonista della campagna di sensibilizzazione di CoReVe nelle località turistiche. CoReVe (Consorzio di recupero del vetro) lancia una campagna di sensibilizzazione sul corretto riciclo del vetro rivolta a turisti e villeggianti di località balneari e altre mete turistiche
 
Gli investimenti pubblicitari su internet crescono dello 0,9% in maggio, ma chiudono i primi cinque mesi a -0,7%. Gli investimenti pubblicitari su internet, rilevati da Reply per l'Osservatorio Fcp-Assointernet, hanno registrato a maggio una crescita dello 0,9%, mentre il progressivo gennaio-maggio si attesta a -0,7%
 
Collistar affida la comunicazione su digital e social a We Are Social. Il marchio beauty Collistar (gruppo Bolton) ha scelto We Are Social come partner strategico e creativo per la comunicazione su digital e social
 
La campagna ‘L'Estate non cambia gusto’ celebra i gelati estivi più iconici di Algida. Firma Edelman Italia. È on air la nuova campagna di Algida ‘L'estate non cambia gusto’ che celebra i gelati estivi iconici del brand: Cucciolone, Liuk, Fior di Fragola, Solero, Cremino e Croccante
 



Il 5x1.000 all'Istituto dei Tumori
su tutte le tv e in affissioni a Milano
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È andata on air fino a fine giugno la campagna pro 5x1000 all'Istituto Nazionale dei Tumori di Milano, iniziata in aprile in contemporanea col derby calcistico meneghino di Coppa Italia, e ospitata da reti Mediaset, reti Rai e La7, prima volta nella storia dell'Istituto che la tradizionale campagna viene trasmessa su tutte le principali reti italiane. È uscita anche su affissioni grazie al contributo della società Acone e Associati, che ha messo gratuitamente a disposizione spazi del centro cittadino milanese. La campagna aveva l'obiettivo di far giungere al pubblico l'immagine di un istituto al servizio del cittadino e capace di seguire i pazienti dalla fase diagnostica a quella terapeutica fino alla guarigione. Senza dimenticare la primaria importanza a livello italiano ed europeo dell'Istituto Nazionale dei Tumori per quanto riguarda la ricerca oncologica. (7 luglio 2025)

 

SULLO SCHERMO
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IL CONO D'OMBRA. 
LA STORIA DI DENIS BERGAMINI / Docuserie
Il 27 e 28 giugno va on air con due puntate per serata, in esclusiva su Sky TG24, Sky Crime, Sky Documentaries, Sky Sport e in streaming su Now, per essere poi sempre disponibile on demand, la docuserie ‘Il cono d’ombra’ sul caso di Denis Bergamini, produzione di Sky Original. La regia è di Paolo Negro che è anche autore insieme a Deborah Campanella e a Pablo Trincia che conduce in video il racconto. Un cold case fatto di silenzi, contraddizioni, depistaggi e infinito dolore per la famiglia. La sorella Donata ha dedicato decenni a cercare di avere giustizia. La storia era già stata oggetto del podcast omonimo di Pablo Trincia realizzato da Chora Media per Sky TG24.
Denis Bergamini, calciatore in forze al Cosenza Calcio, il 18 novembre 1989 a 27 anni è travolto e trascinato da un camion sulla statale che corre lungo la costa ionica calabrese. Era in auto con la sua ex, Isabella Internò, con cui aveva avuto una storia travagliata e che non ne aveva mai accettato la fine, che dichiarò tra le lacrime che Denis era sceso e si era suicidato buttandosi sotto al camion. Era sera, era fine turno per la pattuglia intervenuta, era sabato, sia la ragazza che il camionista concordavano sulla tesi del suicidio: con immensa sciatteria fu presa per buona. La famiglia, gli amici, i compagni di squadra non ci credettero mai. La docuserie racconta la lunga battaglia per la verità, contro il cono d’ombra sceso sul tragico evento, attraverso le testimonianze di chi ha amato Bergamini, materiale d’archivio, atti processuali, video girati da Denis stesso, creando perfino un rendering della parte della maledetta statale oggi non più esistente. A distanza di 35 anni, nel 2024, il caso viene riaperto e Isabella Internò condannata in primo grado a 16 anni per omicidio volontario premeditato in concorso con ignoti. Il corpo riesumato, trovato in un inatteso buono stato di conservazione, gridò la verità, quella che nel 1989 non si era voluta vedere: sotto il camion fu lanciato un morto. La docuserie mostra cosa significhi davvero cercare giustizia quando il tempo sembra giocare contro, e quando la verità è stata a lungo ignorata. Il processo d'appello si terrà il 21 ottobre a Catanzaro. La docuserie potrebbe avere un episodio extra.  


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