Aziende chiuse per Coronavirus, è tempo di smartworking.
I consigli di Methodos per il lavoro a distanza

(26 febbraio 2020) - È smartworking la parola d'ordine del momento per le imprese che rischiano di rimanere ferme a causa dell'emergenza sanitaria per il Coronavirus. “Questi giorni di blocco forzato potrebbero addirittura essere un acceleratore del cambiamento” fa notare Alessio Vaccarezza, ceo di Methodos Italia, società di consulenza specializzata nell'accompagnare le imprese nei processi di change management assieme a Digital Attitude e Accompany, due startup focalizzate sulla digital transformation.

Methodos ha stilato una serie di consigli rivolti sia ai lavoratori, che magari si trovano a fare smartworking per la prima volta nella vita, sia ai capi, che devono sperimentare nuovi metodi per organizzare, dirigere e valutare i dipendenti. Per chi ha un ruolo dirigenziale chiarire gli obiettivi, valorizzare i risultati raggiunti e responsabilizzare sono le azioni chiave per impostare un progetto di smartworking vincente. Occorre poi fare degli sforzi in più sul fronte della pianificazione e programmare specifici momenti di confronto con le persone del team, meglio in video che con una semplice telefonata.

Per i lavoratori, invece, la sfida è riprodurre a casa la forma mentis che si assume in ufficio. I consigli di Methodos sono cinque:

1) Stabilire chiaramente gli orari. È importante indicare i momenti di inizio e fine del lavoro. Dedicare al lavoro ore specifiche facilita non solo la concentrazione, ma anche l'allineamento con gli altri interlocutori, che sanno in quali momenti si è disponibili e pronti a rispondere.

2) Vestirsi come se si andasse in ufficio (o quasi). Senza eccedere, passare dalla modalità ‘da casa’ a quella ‘da lavoro’ è molto importante per concentrarsi, e l'abbigliamento gioca la sua parte.

3) Fare delle pause e spostarsi. Se è fondamentale, anche a casa, avere la sensazione di ‘iniziare’ la propria giornata, allo stesso modo, quando si prende una pausa, bisogna davvero staccare. Fare un passo lontano dalla scrivania può aiutare a liberare la mente e ad avere maggiore attenzione al ritorno.

4) Organizzare gli spazi. Cioè avere una scrivania libera dal disordine, con file digitali e/o archivi cartacei facilmente individuabili e uno spazio adatto all'attività.

5) Staccare la spina dalla vita digitale. A casa, ancor più che in ufficio, le distrazioni di web e social sono in agguato. È bene silenziare o bloccare alcune app, anche attraverso alcuni tool che ne limitano l'utilizzo.

Un approfondimento particolare lo meritano i cosiddetti meeting digitali, ovvero chiamate e videoconferenze, di cui nei prossimi giorni si farà grande uso. Ecco alcuni consigli utili:

Prima dei meeting digitali. Assicurarsi che tutti i partecipanti davvero rilevanti per la riuscita del meeting siano collegati/collegabili, altrimenti programmarlo in un altro momento. Condividere con anticipo un reminder dell'agenda, allegando obiettivi, temi e principali materiali che verranno discussi. Ai partecipanti, parallelamente, si richiede di leggere e preparare i materiali e di evitare le distrazioni (mail, sms, etc.) Non affrontare un numero eccessivo di argomenti.

Durante chiamate e videoconferenze. Testare in anticipo il collegamento (il giorno prima se possibile con 1-2 partecipanti previsti). Invitare tutti a fare un check di comunicazione se non si sono mai collegati da remoto per verificare la banda e la connettività. Adattare il formato dei materiali (presentazione, video eventuali di supporto, etc.) affinché siano compressi per ridurre la necessità di banda di trasmissione. Pianificare 10-15’ di tempo di ‘accoglienza’ prima dell'inizio ufficiale della riunione in cui verificare da parte di tutti la qualità del collegamento audio-video a due vie (ideale in questa fase sarebbe avere disposizione un tecnico IT). Ricordare a tutti all'inizio della riunione le regole di ingaggio e di etichetta: parlare uno alla volta e a due terzi della velocità normale, dire sempre il proprio nome, scandire bene le parole formulando frasi brevi e semplificate per ridurre la fatica da collegamento, e infine, quando si ha la necessità di scollegarsi, annunciarlo.