Troppe gare e poca trasparenza. AssoCom invita
a creare la cultura della buona gara di comunicazione

Dalla ricerca condotta dall'associazione con le LeFAC emerge che l'investimento totale del mercato per le gare supera i 9 milioni di euro ma 1 gara su 3 è senza esito, quindi si sprecano 3 milioni l'anno. AssoCom offre a tutto il mercato il tool ‘Pitch Evaluator’ con cui un'agenzia può valutare l'opportunità di partecipare o meno a una gara. E propone di aggiornare insieme a tutte le associazioni il documento d’intesa con l'Upa del 2013, di scrivere un ‘Libro sulla buona gara’, di creare un Osservatorio Permanente, di lavorare per una ‘moral suasion' contro l'annullamento e di fare formazione. Parola d’ordine, trattiamo le gare con rispetto

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luglio 2017 - Cresce il numero delle gare di comunicazione in Italia negli ultimi tre anni e l'investimento annuale totale del mercato per le gare supera i 9 milioni di euro. Peccato che una gara su 3 finisca senza esito, si sprechino così 3 milioni di euro e solo una parte minore arrivi all'assegnazione di un contratto almeno annuale. Partono da qui la riflessione e l'appello di AssoCom per una nuova cultura dello strumento gare, uno dei problemi più sentiti da sempre da parte delle agenzie di comunicazione, che ieri si è concretizzato in un seminario a Milano.

È stata presentata una ricerca condotta a più di tre anni dalla presentazione del protocollo con le linee guida per uno svolgimento utile e corretto delle gare private, sviluppato da AssoCom insieme a Upa e Unicom (vedi news dell'8 novembre 2013). La ricerca è stata realizzata da AssoCom con la collaborazione di LeFAC tra il 2016 e il 2017, attraverso due indagini su un campione rappresentativo di oltre 400 agenzie di diversa natura (8% centri media, 43% agenzie creative e 49% agenzie specialistiche) e dimensioni (14% grandi, 29% medie, 57% piccole), con l'obiettivo di fare il punto sulla pratica dei ‘pitch’ in Italia e portare alla luce elementi critici che rendono difficile l'applicazione del precedente protocollo.

Come si è detto, 1 gara su 3 finisce senza assegnazione e i motivi ricorrenti sono più o meno sempre le stesse: il cambio di piani, la mancanza di fondi o di approvazione da parte del management, perfino l'assegnazione ad altra struttura fuori gara. I centri media si distinguono dalle altre due categorie perché partecipano a più gare (mediamente 20 all'anno) e perché prevedono per ogni gara un investimento importante di circa 25.000 euro (il budget destinato alla partecipazione a gare è quindi di 500.000 euro all'anno). Si tratta di gare complesse e costose, che nell'89% dei casi si riferiscono a un contratto annuale. Inferiore, ma sempre elevato, è il numero di gare annuali per le altre categorie (14 gare per le agenzie specialistiche e 10 per le agenzie creative) così come l'investimento sostenuto (4.600 euro per le agenzie specialistiche e 8.500 euro per le agenzie creative). Il contratto annuale è spesso un ‘miraggio’: delle gare vinte dalle agenzie creative solo il 32% dà vita a un contratto annuale, va meglio per le agenzie specialistiche dove la percentuale sale al 44%.

Anche la trasparenza è ancora un miraggio. Raramente vengono dichiarati il numero e il nome delle agenzie coinvolte così come i criteri di valutazione degli output di gara. Il brief chiaro e gli obiettivi sono resi disponibili nella maggior parte delle gare, ma non è prassi consolidata dare un'indicazione di budget o la dimensione economica dell'opportunità. Le agenzie, nel loro interesse, dovrebbero imparare a diventare più selettive sulle gare a cui partecipare (in Germania le agenzie rinunciano al 70% delle gare proposte).

Dice Emanuele Nenna, presidente di AssoCom: “Comprando il biglietto di una Lotteria sono conscio che è improbabile vincere, ma se l'estrazione venisse annullata mi sentirei truffato”. Come difendersi dalle non assegnazioni? Ad esempio, accertandosi che i manager che decidono siano gli stessi davanti a cui vengono fatte le presentazioni. Condivendo l'elenco dei partecipanti per impedire l'assegnazione a un'agenzia estranea. Pretendendo un rimborso da parte dell'azienda in caso di non assegnazione.

Questi e ulteriori item sono elencati nello strumento ‘Pitch Evaluator’ (link) che AssoCom offre a tutto il mercato per permettere alle agenzie di valutare l'opportunità di partecipare o meno a una gara. Ancora in versione Beta (quindi migliorabile e aperto a consigli da parte degli utenti), il tool presenta una griglia di voci divise in capitoli: committment del cliente (8 voci, ad es. ‘I nomi delle agenzie partecipanti sono dichiarati - Sì No Non so / n.a.), completezza delle informazioni (6 voci, ad es. ‘Gli obiettivi della gara sono chiari - Sì No Non so / n.a.), opportunità economica (6 voci, ad. es. ‘Quant'è la revenue netta del progetto/dell'anno’ in valore/euro). Ad ogni variabile viene attribuita una percentuale in centesimi ponderata. La somma totale teorica è il 100% ma già una gara che raggiunge il 65% (area verde) può dirsi virtuosa mentre pare sconsigliabile una che totalizza, poniamo, solo il 35% (area rossa)

Peraltro, una più attenta valutazione dei costi può aiutare aziende e agenzie a selezionare le gare veramente necessarie. Alle aziende si consiglia una fase preliminare informativa (Research For Information) per scegliere le agenzie da coinvolgere.

“Dobbiamo ripartire da un percorso che ci aiuti a fare cultura e a valorizzare lo strumento gare senza abusarne. Molto si può fare” dice Nenna suggerendo diverse indicazioni. Aggiornare il documento d’intesa del 2013 allargando il tavolo a tutte le associazioni della comunicazione. Come per il Libro Bianco sul digitale, scrivere un ‘Libro sulla buona gara’, anche con case study internazionali e le indicazioni emerse dalla giornata di studio di ieri. Creare un Osservatorio Permanente sulle gare a partire dalla ricerca presentata e anche da quella sugli eventi promossa da Adc Group (che pure ha firmato da pochissimo come Club degli Eventi un protocollo di intesa con Upa sulle linee guida nelle gare del settore), coinvolgere i Centri Studi associativi. Lavorare per una ‘moral suasion' contro l'annullamento delle gare (sembra difficile ottenere una lettera di incarico che impegni a un rimborso ancorché simbolico). Nenna lancia anche i networking associativi (“incontriamoci e dialoghiamo coi clienti”) e propone di lavorare tutti insieme sulla formazione: “ Propongo un corso per i clienti a titolo ‘Come pagare il giusto alla tua agenzia” ma sarebbe più adatto “Come non farti fregare dall'agenzia” visto che dietro allo sconto esagerato (ci sono gare vinte scendendo dell'85%, ndr) si cela il cattivo servizio”. Infine servono strumenti e servizi come il ‘Pitch Evaluator’ e bisogna fare meno gare (anche se piacciono).

“Trattiamo le gare con rispetto – conclude Nenna –. L'agenzia faccia promesse che può mantenere e poi monitori l'iter della gara. Il cliente metta in campo il team giusto che ascolta ma che ha anche il potere decisionale, comprendendo che per l'agenzia la gara è un grosso impegno in termini economici e

di lavoro”.